Главная → Психологам → CRM для психолога

CRM для психолога: кабинет частной практики

Частная практика обычно живёт в трёх местах сразу: записи в блокноте, расписание в календаре телефона, договорённости в переписке. Это работает, пока клиентов пять. Дальше начинается то, чего специалист себе не прощает: перепутанное время, забытый запрос, неловкий разговор об оплате. Разберём, что должно быть в кабинете практики и чем он отличается от обычного сервиса записи.

Почему сервисы записи не подходят

Сервисы онлайн-записи устроены одинаково хоть для психолога, хоть для парикмахера: время, услуга, цена. В них нет главного, что есть в вашей работе, — истории случая. Запрос, с которым человек пришёл; что вы наметили; что изменилось за три месяца; что можно говорить родителю, а что нельзя. Это не «комментарий к записи», это суть работы.

Второе: в них нет согласия законного представителя. Для работы с ребёнком до 15 лет оно обязательно, и хранить его надо так, чтобы можно было подтвердить — но без лишних документов о ребёнке.

Что должно быть в кабинете практики

Обращения, а не только записи

Человек написал — и пропал на две недели, пока думает. В сервисе записи его нет: записи-то не было. В кабинете он есть, с пометкой «поговорили, думает» и датой, когда вернуться. Это не про продажи, это про то, чтобы не терять людей, которым нужна помощь.

Карточка случая

Запрос клиента, цель работы, наблюдения и итоги встреч, план. Записи разного типа: заметка, наблюдение, план работы, итог встречи. Вы открываете карточку перед встречей и за минуту вспоминаете, на чём остановились, — вместо того чтобы листать блокнот.

Динамика состояния

Оценка по шкале от 1 до 10 с датами: видно не ощущение «вроде лучше», а линию. Это помогает и вам, и разговору с родителем: «в сентябре было три, сейчас шесть» звучит иначе, чем «есть улучшения».

Согласие законного представителя

Укажите год рождения — кабинет сам подскажет, нужно ли согласие. Хранится только факт: кто дал, когда, на что и не отозвано ли. Сканы паспортов и свидетельств не нужны: это лишние данные о ребёнке, за которые вы же и отвечаете.

Граница того, что видит родитель

По умолчанию ваши записи видны только вам. Показать родителю можно отдельные — те, которые вы сами отметили. Это ровно та граница, которую в переписке в мессенджере удержать невозможно.

Деньги без неловкости

Оплаты, абонементы, остаток встреч и долг. Плюс заготовка сообщения об оплате: написать про деньги спокойно один раз проще, чем подбирать слова каждый раз.

Видеовстречи

Ссылка открывается в браузере: клиенту не нужно ставить программу и заводить аккаунт. Запись не ведётся — и это стоит проговаривать клиенту вслух.

Что с конфиденциальностью

Записи видны только вам. Другой специалист их не получит, в публичной части портала их нет, доходы и расходы нигде не показываются. База закрыта от интернета, ночные копии зашифрованы, данные хранятся в России. Выгрузить всё файлом и удалить кабинет можно по одной кнопке.

О детях мы намеренно храним минимум: имя, которое вписали вы, и факт согласия. Чем меньше данных о ребёнке в системе, тем меньше цена любой ошибки.

Сколько стоит

Нисколько. Кабинет бесплатный: нет абонентской платы и нет комиссии со встреч. Отдельные сервисы записи стоят от 800 ₽ в месяц — около десяти тысяч в год, то есть примерно одна встреча в месяц, отданная за учёт этих же встреч.

С чего начать

1. Откройте кабинет по почте: код придёт письмом, пароль не нужен.
2. Внесите тех, с кем работаете сейчас. Историю за прошлые годы переносить не нужно.
3. Для каждого ребёнка до 15 лет отметьте согласие представителя — это три поля.
4. Заведите заготовку сообщения о переносе встречи. Дальше она будет писать за вас.

Когда кабинет не нужен

Если у вас три постоянных клиента и новых вы не берёте, хватит блокнота. Кабинет начинает окупаться, когда клиентов больше пяти или когда идут новые обращения — то есть когда появляется что терять.

Кому ещё пригодится

Родителям и детям. На портале бесплатно работают тренажёр ОГЭ и ЕГЭ и помощник по домашнему заданию: 2 582 задания с разборами, без регистрации. Попробовать тренажёр, а кабинет ученика пригодится, чтобы сохранять результаты и получать задания.

Репетиторам. Для них тот же кабинет, но со своими словами: ученики, расписание, абонементы, домашние задания из банка ФИПИ. Разобрали подробно: CRM для репетитора.

Читайте также: как проходит работа с психологом, родителям о портале.